Pedido de venda: o que é, benefícios e como emitir
O pedido de venda é um documento importante para formalizar uma negociação e centralizar as informações de uma transação feita com um cliente. No entanto, muitas empresas ainda mantêm esse processo sem uma boa organização, o que pode prejudicar o desempenho do negócio.
Por isso mesmo, é interessante entender o que é esse tipo de pedido, quais são as vantagens de adotá-lo e como emitir o documento de maneira prática e sem erros. Assim, surgirão oportunidades para aprimorar as operações da empresa, buscando maior crescimento no mercado.
Quer aprender mais sobre o assunto? Neste conteúdo, você descobrirá o que precisa saber sobre o pedido de venda. Confira!
O que é um pedido de venda e qual a sua função?
Um pedido de venda é um documento emitido pelo vendedor ou representante da empresa, trazendo todos os detalhes do produto ou serviço escolhido pelo cliente. Então, ele traz todas as informações necessárias para que a empresa dê prosseguimento ao processo de produção e entrega ao consumidor. Isso porque ele elenca diversos dados relevantes, como:
Dados do consumidor;
Dados do produto (quantidade, preço, descontos etc.);
Valor total;
Forma de pagamento;
Entre outros.
Portanto, o documento não tem relação apenas com as vendas. Na verdade, esse pedido consegue auxiliar diferentes setores da empresa para garantir entregas de qualidade, alinhadas ao que foi solicitado. Ademais, ele traz dados relevantes para o setor financeiro, já que tem relação com o faturamento, gastos de produção, valores a receber, emissão de nota fiscal, entre outros.
Qual é a diferença entre um pedido de compra e um pedido de venda?
Ao falar sobre o pedido de venda, é comum pensar também no pedido de compra. Na prática, eles são inversos. Logo, o segundo se refere às negociações nas quais a sua empresa é a cliente, trazendo dados sobre os itens ou serviços adquiridos, valores e demais informações relevantes.
Ele servirá para conferir compromissos financeiros, avaliar o cumprimento do que foi solicitado ao fornecedor, entre outros detalhes. Em geral, para ter um pedido de compra para uma parte, deve existir um pedido de venda para a outra.
Quais são as vantagens de fazer pedidos de venda?
Agora que você já sabe mais sobre o pedido de venda, é comum ter dúvidas sobre as vantagens de adotá-lo. A maior organização dos processos internos é o principal benefício, mas existem outros pontos positivos que merecem destaque. Veja só:
Ter mais controle do estoque
Para realizar uma venda, a empresa deve ter os produtos em estoque, ou os insumos necessários para a sua produção. Se for uma prestação de serviços, também é comum precisar de materiais complementares para cumprir o que foi contratado.
Portanto, o pedido de venda ajuda no controle de estoque, baixando os itens que são usados para cumprir uma solicitação para que a empresa faça novas compras diante de necessidades.
Reduzir erros, economizar tempo
Outro ponto importante é a redução de erros. Como o pedido de venda reúne todos os dados, a empresa tem como fazer conferências de todos os itens antes de efetivar a entrega. Isso diminui os erros gerados por falhas de comunicação ou conflito de informações, que podem surgir quando não há um registro integrado. Como resultado, também é possível reduzir o retrabalho e otimizar o tempo.
Como emitir os pedidos de venda?
Viu como é importante saber como emitir os pedidos de venda para otimizar processos? Outra dúvida que pode surgir se refere ao processo para emitir os documentos. A seguir, veja os principais passos:
Defina o modelo de pedido de venda
O primeiro passo é criar um modelo que deve ser padronizado e único, utilizado por todos os vendedores e representantes comerciais. Vale destacar que o documento precisa conter dados relevantes para viabilizar o processo de produção e entrega, além do controle de estoque e financeiro. Antes, você já viu um exemplo com os principais dados, mas considere também o seu modelo de negócio e necessidades para complementar a lista.
Instrua toda a equipe sobre o preenchimento
Não basta ter um modelo se a equipe não for treinada sobre como preenchê-lo. Isso inclui esclarecer qualquer ponto que possa ter dupla interpretação, criar padrões que facilitem a identificação e a instrução sobre porque inserir todos os dados solicitados de maneira completa. Esse é um cuidado fundamental para que o documento auxilie todas as etapas e evite erros no processo.
Tenha uma boa ferramenta para auxiliar
Manter todos esses processos via controle manual, ou utilizando planilhas, pode prejudicar o funcionamento do negócio. Por isso, vale a pena procurar ferramentas que aprimorem a gestão dos pedidos e facilite a adoção dessa estratégia de maneira efetiva na empresa. Uma das formas de fazer isso é por meio desoftwares de gestão empresarial.
Com o EZ4 Minhas Vendas, por exemplo, você controla todas as etapas dos pedidos e consegue implementar todas as dicas citadas. Ou seja, toda a equipe envolvida terá acesso às funcionalidades necessárias para cumprir as suas tarefas. Ao mesmo tempo, os líderes poderão acompanhar os avanços das etapas.
Ele ainda traz funcionalidades como controle de metas, dashboard, comunidades e aprovação em massa das movimentações. Dessa maneira, o EZ4 Minhas Vendas traz uma solução completa para auxiliar nas vendas do negócio e estruturar os processos desde o momento de fechamento da transação, até a entrega dos produtos ou serviços ao cliente.
Agora que você sabe o que é um pedido de venda, vale a pena rever os processos internos para adotar essa ferramenta nas negociações. Além disso, tenha uma ferramenta de qualidade para ajudar no controle de todas as etapas de maneira mais efetiva.
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