Ferramentas de Colaboração: o que são e como implementar
Na rotina de um negócio, é comum buscar alternativas para organizar a rotina de trabalho e aumentar a produtividade. Nesse cenário, o uso de ferramentas de colaboração pode trazer diferenciais relevantes para os processos internos. Afinal, elas otimizam os processos internos e proporcionam diversos benefícios.
Entretanto, ainda há muitas dúvidas sobre o assunto. Por exemplo, você sabe o que são ferramentas de colaboração? E o que muda entre colaboração e competição? De que forma implementar esse tipo de solução na empresa? Essas são perguntas comuns que devem ser respondidas para entender como a estratégia pode beneficiar o negócio.
Confira a resposta para todas essas perguntas no artigo a seguir!
O que são ferramentas de colaboração?
As ferramentas de colaboração são softwares, como plataformas, desenvolvidas para auxiliar na organização de processos da empresa. Para tanto, ele pode trazer uma série de funcionalidades úteis para o meio corporativo. Inclusive, é bastante comum que elas possam ser integradas aos sistemas de gestão utilizados pelo negócio, trazendo ainda mais praticidade.
Essas soluções também podem ter diferenciais importantes, como hospedagem em nuvem, acesso online ou offline e diferentes planos (gratuitos ou pagos) para o seu negócio. Em geral, elas permitem que as equipes se comuniquem e acessem informações de maneira fácil e ágil, organizando demandas e acompanhando o fluxo de trabalho de maneira mais efetiva.
Logo, elas têm um papel fundamental ao facilitar o trabalho em equipe. Isso porque ajudam no alinhamento dos processos, trazendo as informações que todos precisam para dar seguimento às atividades realizadas. Como resultado, os times trabalham de maneira integrada, enquanto os líderes e gestores conseguem acompanhar o andamento das tarefas e relatórios sobre o desempenho com maior facilidade.
Qual é a diferença entre Colaboração e Competição?
Ao falar sobre ferramentas de colaboração, também é importante entender o que muda em relação à competição.
Muitas empresas adotam uma postura de estimular a competição entre os colaboradores para buscar resultados melhores. Porém, isso pode fazer com que o time tente trabalhar de forma individual, sem solicitar ou dar suporte aos outros.
Porém, as ferramentas de colaboração buscam o contrário: a ideia é estimular a cooperação entre a equipe, com plataformas que ajudem a manter as tarefas organizadas e permitam a todos acompanhar o andamento dos processos. Ou seja, há um foco maior no desenvolvimento coletivo.
Como implementar ferramentas de colaboração na rotina da empresa?
Sabendo mais sobre o que são as ferramentas de colaboração e a sua relevância, vale saber como implementá-las na rotina de uma empresa. Veja o passo a passo:
Encontre a ferramenta que melhor atende às necessidades
O ponto de partida é encontrar a ferramenta ideal. Para tanto, liste quais são as necessidades da empresa para entender as funcionalidades essenciais. Isso ajudará a direcionar a busca entre as alternativas do mercado, filtrar as opções e identificar aquela que apresenta o melhor custo-benefício.
Ofereça treinamentos à equipe
Ao implementar qualquer ferramenta, é fundamental preparar todos os colaboradores para que eles tenham condições de utilizar a solução corretamente.
Nesse caso, a dica é promover treinamentos e capacitações, mostrando como utilizar todas as funcionalidades. Também é interessante conscientizá-los sobre os benefícios dessa prática, estimulando à aderência aos novos processos.
Selecione líderes que incentivarão o uso das ferramentas de colaboração
Os líderes precisam dar exemplo. Logo, tenha pessoas preparadas para adotar as ferramentas e realmente utilizá-las, cobrando a mesma postura do time. Se a equipe perceber que os superiores não usam as soluções propostas, dificilmente se adaptarão corretamente à mudança.
Estipule metas com as tarefas
Ao lançar tarefas nos fluxos de trabalho da ferramenta, estipule também metas específicas: prazos para o cumprimento, volume de demandas concluídas, resultados alcançados, qualidade mínima esperada, entre outros. Isso ajudará a manter a motivação e o foco do time, especialmente se a empresa também trabalhar com práticas de reconhecimento.
Integre ferramentas de colaboração já utilizadas pela empresa
Ao adotar ferramentas de colaboração, elas devem atuar de maneira integrada com outros softwares utilizados pelo negócio. Desse modo, tudo funcionará de maneira centralizada, evitando duplicidade de informações, erros em registros e retrabalho. Então, ao contratar, verifique quais são as regras para integração da plataforma escolhida.
Monitore resultados e obtendo insights a partir deles
Por fim, monitore todos os resultados obtidos ao longo da estratégia. Esse é um cuidado importante para entender se tudo está fluindo como esperado ou se é preciso realizar ajustes na estratégia.
A análise do desempenho também permitirá obter insights relevantes para o planejamento estratégico, permitindo realizar melhorias constantes no fluxo da empresa.
Agora que você sabe o que são as ferramentas de colaboração, pode considerar essa solução na sua empresa. Não se esqueça de que existem diversas ferramentas disponíveis no mercado, então é fundamental encontrar a ideal para o seu negócio.
Assim, será possível alcançar os resultados positivos que a implementação pode oferecer para uma organização, como maior produtividade e faturamento.
