9 dicas para fazer um controle de contas a pagar de maneira eficiente
Conforme o negócio vai crescendo, crescem também as obrigações financeiras, por isso, um bom controle de contas a pagar, é imprescindível. A organização e o gerenciamento das despesas, evita dor de cabeça e perda de dinheiro.
No entanto, alguns erros são comuns na área e podem comprometer toda a contabilidade da empresa se não forem corrigidos a tempo. Para isso, é essencial ter um time capacitado e contar com um fluxo de trabalho eficiente.
O objetivo deste post é falar da importância deste tema, bem como apontar os erros mais comuns do processo. Continue lendo e veja 9 dicas de como controlar os pagamentos de forma efetiva!
Por que ter um controle de contas a pagar é importante?
O principal objetivo de uma empresa é ganhar espaço no mercado e obter lucro. No entanto, para isso, é preciso mirar na receita sem deixar de ter controle das despesas — um equilíbrio necessário para quem deseja crescer de forma consolidada.
As contas vencidas acarretam multa e juros, valores muitas vezes não provisionados e que na soma, geram um montante considerável de prejuízo. Sem falar que, ser um cliente inadimplente pode comprometer a relação com os fornecedores no futuro.
É fundamental que a gestão financeira tenha alinhadas as expectativas entre o orçado e o realizado, programando as despesas conforme as previsões de ganhos. Somente um controle consistente permite visualizar onde a empresa pode lucrar mais e, em contrapartida, ter mais economia.
A entrada de recursos financeiros deve ter a destinação certa, entre contas fixas e variáveis, retirada dos sócios, capital de giro, etc. Quanto maior for o seu controle, mais fácil será gerir a receita.
Quais são os principais erros na hora de fazer esse controle?
Alguns erros graves do setor de contas a pagar podem levar a empresa a ter prejuízos financeiros e perda significativa de dinheiro. Veja os mais comuns!
Misturar as contas pessoais com as da empresa
Em toda empresa, a retirada pró-labore é a remuneração do sócio ou gestor conforme sua participação no negócio. É com esse valor que ele deve pagar suas despesas pessoais sem misturar com o caixa da empresa.
O pagamento das contas pessoais com o dinheiro que deve ser destinado às despesas da empresa é um dos erros que podem afetar a saúde financeira. Isso se deve ao fato de que se os valores não estão programados dentro do planejamento corporativo.
Quando isso acontece há um risco de desfalque no caixa e de alguma conta ficar sem pagar dentro da data de vencimento. Muitos sócios, ignorando essa regra acabam deixando o responsável por pagar as contas em situação constrangedora.
Não se atentar ao vencimento das contas
Quando a empresa efetua uma compra e negocia um pagamento a prazo, o mais provável é receber junto com a nota fiscal um boleto com a data de vencimento. Da mesma forma acontece com as guias de impostos que são pré determinadas pelos órgãos competentes.
Tudo que se deve fazer é criar um sistema de arquivamento por data e um meio de controle diário ou semanal, para verificação das contas por vencer. Entretanto, quando esse controle falha, seja por esquecimento ou inabilidade, um dia vencido já acarreta multa e juros, o que raramente é negociável.
Desconsiderar pequenos gastos
As pequenas despesas são tão importantes quanto as grandes e ignorar um gasto menor pode comprometer o saldo da empresa. Não adianta ter controle de vencimento e cumprir as obrigações fiscais se a cada valor “inexpressivo” retirado do caixa não se fizer o controle e anotações adequadas.
O setor financeiro tem um caráter imediatista e isso quer dizer que qualquer valor que entre ou saia do caixa deve ser computado no controle diário. Deixar para registrar depois é um erro que pode e deve ser evitado.
Como ter um controle eficiente de contas a pagar? 9 dicas infalíveis
Já sabemos que um bom controle de contas a pagar pode neutralizar o possível cenário ruim nas finanças de uma empresa. Contudo, nem todos sabem como organizar a área e manter as contas em dia, ainda mais se esse for um processo realizado manualmente.
Foi pensando nisso que selecionamos 9 excelentes dicas para ajudar você nesse desafio!
1. Registre todas as movimentações
Não importa o motivo da despesa, tudo o que sai do caixa deve ser registrado. Cada centavo destinado a qualquer tipo de pagamento deve constar nas anotações de despesas realizadas: boletos, impostos, compra de produtos de limpeza, recibo de estacionamento, entre outros.
2. Cobre cliente inadimplente
Da mesma forma que sua empresa precisa cumprir as obrigações com os fornecedores, seus clientes também devem arcar com as contas devidas. Portanto, crie uma política de cobrança, com negociação dos débitos para evitar que seu caixa seja penalizado.
Muitos empreendedores e gestores têm receio de fazer cobranças, afetar o relacionamento e perder o cliente para a concorrência. No entanto, essa é uma prática equivocada já que quanto mais tempo o débito permanecer em aberto, maior será a dificuldade de fazer negócio com ele novamente.
4. Estimule o pagamento antecipado
Sempre que possível negocie bons preços com seus clientes para estimular o pagamento antecipado, ou seja, um desconto, um favorecimento na produção ou prestação de serviços, que faça ele refletir sobre o custo-benefício de não deixar o pagamento pendente.
5. Acompanhe o fluxo de caixa
Todo processo tem um fluxo de execução e no caso do financeiro, o acompanhamento diário do fluxo de caixa é de extrema importância. É a forma de ter a certeza de que a movimentação de receita e despesa foi devidamente registrada.
Nele devem constar tudo o que acontece com as finanças da empresa e conferir diariamente ajuda a detectar e corrigir possíveis erros — esquecimento de um registro, valor registrado errado, boleto vencido, valores não recebidos.
6. Gerenciar o estoque
É preciso gerenciar o estoque para formar, manter ou repor todos os processos do setor de compras e contas a pagar. Por isso, os dois setores devem estar alinhados para não faltar mercadoria ou insumo e sem que exista um provisionamento de despesa no caixa.
7. Capacite a equipe
É essencial que o responsável pelo controle de contas a pagar seja alguém capacitado para a função, assim como as demais áreas do financeiro, como contas a receber, cobrança, faturamento.
A equipe deve ter ciência das possíveis cobranças por atraso de pagamento, o risco de não pagar impostos. Além disso, é crucial ter habilidade para acompanhar o fluxo de caixa, entender saldos bancários — existem cursos e treinamentos voltados especificamente para essa área.
8. Utilize centros de custo
Os centros de custo são elementos de separação da empresa por setores, projetos e contas contábeis. Sua utilização facilita a destinação de recursos, bem como atribuição de despesas, o que viabiliza o controle.
Sempre que a gestão precisar de informações financeiras sobre uma determinada área, será mais fácil filtrar por centro de custo. Caso uma despesa tenha sido lançada errada, por exemplo, a separação ajuda a identificar o erro mais rápido.
9. Aposte na tecnologia
Independentemente do tamanho da empresa, a tecnologia já deixou de ser um luxo ou tendência para se tornar uma grande necessidade, ainda mais quando se trata do financeiro. As atividades automatizadas reduzem a margem de erros e perda de dinheiro.
Aderir a uma solução tecnológica no financeiro é priorizar o controle máximo das contas a pagar e receber. Um software especializado vai permitir o registro por vencimento, emitir relatórios das pendências e fazer uma varredura sistêmica a fim de identificar valores em aberto.
Para considerar que uma empresa está no caminho certo e sendo bem-sucedida, o financeiro precisa garantir um saldo positivo ao final de determinado período. Logo, um controle de contas a pagar eficiente contribui, efetivamente, para esse resultado.
