Health insurance management: optimize processes of your company
A gestão de empresas costuma ser bastante desafiadora — e isso também se aplica às operadoras de planos de saúde. Afinal, é preciso lidar com atendimento aos clientes, parceiros conveniados, demandas internas e outros processos bastante relevantes para o sucesso do negócio.
Nesse cenário, é importante entender quais práticas podem ser adotadas para otimizar a gestão de planos de saúde. Dessa forma, é possível fazer com que a rotina da empresa flua melhor, beneficiando todos os setores.
Para ajudar nessa demanda, preparamos este conteúdo listando os erros mais comuns na gestão de planos de saúde e as principais dicas para melhorar os processos internos. Confira!
Quais são os erros mais comuns na gestão de planos de saúde?
O primeiro passo para otimizar processos é mapeá-los para identificar falhas comuns e pontos de melhoria. Do mesmo modo, é necessário fazer um diagnóstico empresarial para entender como estão os setores e o funcionamento geral do negócio para verificar possíveis erros.
A seguir, você descobrirá quais são os erros mais comuns!
Falta de conhecimento sobre os processos
O primeiro problema que surge na gestão de planos de saúde é a falta de conhecimento sobre os processos. Muitas vezes, as tarefas são executadas sem um planejamento e, no final, os gestores não sabem exatamente o que acontece nas rotinas.
Como resultado, os colaboradores também não conseguem entregar um desempenho adequado, já que a liderança não terá como dar um bom suporte sobre as demandas. Além disso, isso aumenta os riscos de que existam gargalos, etapas desnecessárias e erros nos procedimentos adotados.
Ausência de profissionais capacitados
Outro erro comum é não pensar na capacitação dos profissionais. Eles precisam receber treinamentos sobre os processos internos para que consigam realizar as tarefas de maneira eficiente.
Por exemplo, quem lida com o público precisa conhecer boas técnicas de vendas, cobrança e atendimento, a depender do setor específico. Quem negocia com os fornecedores e prestadores de serviços também precisa estar preparado para negociações.
Falta de mensuração de desempenho
Outro erro comum na gestão de planos de saúde é não acompanhar indicadores de desempenho. Isso porque eles ajudam a identificar se os resultados estão adequados, como a empresa se sai diante de diferentes cenários e se as metas planejadas estão sendo atingidas.
A prática ainda permite analisar resultados financeiros, fazer projeções e garantir o melhor planejamento em relação às finanças — o que pode ser crucial para a manutenção das atividades. Portanto, defina indicadores e adote ferramentas para coletar dados que permitam acompanhá-los.
Inadequação à legislação
As operadoras de plano de saúde precisam seguir diversas leis e normas, principalmente aquelas previstas pela Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS). O órgão prevê requisitos mínimos, coberturas obrigatórias, regras de carências e outras questões que precisam ser observadas nos contratos com os clientes.
Além disso, todos os colaboradores também precisam conhecer normas específicas referentes aos planos de saúde e saber como resolver situações mais frequentes, evitando problemas com os consumidores.
Contudo, é comum que a operadora deixe de observar essas normas, cometendo erros ao negar coberturas ou adotar práticas que podem ser consideradas abusivas. Então é fundamental analisar a legislação e fazer as adequações internas necessárias para atendê-la.
Como otimizar os processos da operadora de plano de saúde?
Os erros na gestão de planos de saúde podem gerar diversos prejuízos para as operadoras — direta ou indiretamente. Por exemplo, problemas nos cálculos de custos, precificações incorretas, cobranças abusivas ou negativas de procedimentos que seriam obrigatórios podem gerar diversos transtornos.
Em alguns casos, a questão pode resultar em ações judiciais, pagamentos de indenização e danos expressivos à imagem da empresa. Ao otimizar os processos, é possível evitar essas falhas e manter uma management mais estratégica na operadora.
Confira as principais dicas para conquistar esse objetivo!
Planeje os custos
O planejamento de custos ajudará a controlar o orçamento da operadora do plano de saúde, trazendo oportunidades para otimizar a gestão de maneira completa. Analise quais são as despesas recorrentes, os valores pagos à rede credenciada e prestadores de serviços médicos e outros custos envolvidos no funcionamento do negócio.
Eles devem ser considerados na hora de precificar os planos, pensar em reajustes e criar tabelas para os procedimentos. É fundamental ter contratos claros, com limites estabelecidos — tanto para os clientes quanto para os prestadores. Isso ajudará a evitar transtornos e imprevistos na gestão.
Padronize processos
Outra dica para otimizar a gestão de planos de saúde é padronizá-los. Avalie quais são as atividades necessárias no dia a dia da operadora e busque formas de criar padrões de procedimentos, aprovações, documentos e outras medidas.
Nos casos de tarefas, isso permitirá que todos os colaboradores trabalhem de maneira alinhada com as estratégias definidas, reduzindo as margens para erros. Já no caso de documentos, isso facilita a leitura, o desenvolvimento de relatórios e a integração de dados entre diferentes sistemas.
Invista na melhor gestão de contratos
Uma operadora de planos de saúde precisa lidar com um grande volume de contratos simultaneamente. São vários clientes, prestadores de serviços e fornecedores, o que gera obrigações financeiras e valores a receber que precisam ser gerenciados.
Isso é importante para acompanhar datas de vencimentos e reajustes, identificar pendências com facilidade e ter mais agilidade na análise dos pedidos. Na prática, isso pode impactar na qualidade do atendimento e na retenção de clientes.
Utilize um sistema de gestão
Para garantir maior otimização, é essencial contar com a automação de tarefas e ter um software de gestão para ajudar a centralizar informações. Dessa forma, será mais fácil acompanhar o andamento de cada atividade, identificar pendências e seguir todas as dicas que você conferiu neste conteúdo.
Com o TOTVS Saúde, por exemplo, a operadora tem acesso a uma solução completa que integra todos os setores da empresa. Além disso, será mais fácil controlar contratos, fazer a gestão de cobrança, garantir boas práticas de compliance e aproveitar outros diferenciais para buscar melhores resultados.
Pronto! Agora que você já sabe como otimizar a gestão de planos de saúde da operadora, é hora de rever os processos internos para colocar essas dicas em prática. Dessa maneira, é possível desenvolver melhor o seu negócio e ampliar os lucros.
Quer saber mais? Aproveite para conhecer o TOTVS Saúde e conquiste melhores resultados na gestão de planos de saúde!
