Hoje em dia, é quase impossível imaginar que um setor de contabilidade bem estruturado não conta com software contábil para reunir todos os dados e otimizar os processos. Afinal, é preciso lidar com um grande volume de informações diariamente, além de uma série de regras e normas sobre os procedimentos que devem ser realizados.
No entanto, ainda existem companhias que não compreendem a relevância dessa solução para o negócio e, com isso, deixam de aproveitar os benefícios que ela proporciona. Essa ausência também pode aumentar os riscos de erros, que podem levar a problemas com o fisco e prejuízos financeiros.
Quer entender como funciona e por que essa ferramenta é essencial para o seu negócio? Então continue a leitura e aprenda mais sobre o tema!
Como funciona um software contábil?
Um software de contabilidade é um sistema que permite a realização de diferentes atividades desse setor, otimizando a escrituração contábil do negócio.
Em síntese, ele realiza diversas tarefas, como apuração de tributos, demonstração de fluxo de caixa, emissão de relatórios, armazenamento de documentos, entre outros.
Com essas funcionalidades, ele consegue reunir informações e estruturar os processos do setor contábil, promovendo a automatização de tarefas. Dessa forma, é possível proporcionar um suporte completo para as atividades dos profissionais, trazendo uma série de benefícios.
O que faz um ERP de contabilidade?
Ao pesquisar sobre sistemas contábeis, você se depara com um ERP de contabilidade.
Nesse caso, estamos falando de um módulo para sistemas que funcionam de maneira integrada a softwares de outros setores, importando dados que sejam relevantes para a gestão contábil.
O fluxo de vendas, as notas fiscais emitidas, o controle de pagamentos e as movimentações financeiras são bons exemplos para essa finalidade.
Nestes casos, as inserções serão feitas apenas uma vez no sistema, que puxará as informações para todos os campos onde elas são relevantes. Aqui, há a redução do retrabalho, evitando também informações duplicadas e diminuindo as chances de erros.
Qual a importância de fazer uma boa gestão contábil?
O software contábil é uma solução para otimizar a gestão da contabilidade do negócio.
Neste cenário, é válido destacar que um bom gerenciamento do setor é fundamental para a manutenção e o sucesso da empresa. Veja os motivos:
- Proporciona maior controle financeiro para a empresa;
- Auxilia na identificação e cumprimento de obrigações tributárias;
- Permite identificar a adequação do regime tributário escolhido;
- Evita que a empresa seja alvo de processos por descumprimento de normas contábeis;
- Viabiliza uma melhor previsão orçamentária;
- Ajuda a avaliar dados sobre a empresa para otimizar o planejamento estratégico e embasar a tomada de decisão.
Quais as vantagens de contar com um software contábil?
Agora que você já sabe mais sobre a gestão contábil e o funcionamento de um software especializado, é hora de entender por que essa ferramenta é indispensável para o mundo corporativo. Veja as principais vantagens que ela proporciona!
Organização
Em meio há tantas obrigações fiscais e documentos que devem ser elaborados, a empresa pode encontrar dificuldades de manter tudo em ordem.
O mesmo acontece em relação ao volume de registros que devem ser mantidos pelo negócio para fins de fiscalização.
Neste caso, um software contábil traz soluções ao permitir o armazenamento em nuvem e trazer soluções que ajudem a organizar e pesquisar cada registro.
Segurança da informação
Os softwares são desenvolvidos com foco na proteção das informações, com criptografia e soluções de backup.
Ainda, há a preocupação com o atendimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Logo, as empresas responsáveis por esses sistemas aplicam todas as medidas necessárias para adequá-los à legislação e evitar vazamento.
Integração de departamentos
Com um software ERP para o setor de contabilidade, é possível integrar informações de diferentes departamentos, o que facilita a rotina dos profissionais.
Além disso, há menos riscos de precisar lidar com inconsistência de dados ou, até mesmo, atrasos nos processos devido a dificuldades para conseguir todos os registros necessários.
Automação de tarefas e relatórios
Outra vantagem de um sistema contábil é a automação de tarefas. Diversas rotinas repetitivas são feitas automaticamente pelo sistema por meio das informações registradas.
O mesmo acontece na geração de relatórios: o software reunirá os dados desejados e elaborará o documento com base nisso, sem maiores intervenções da equipe.
Agilidade
A integração e a automação de tarefas traz mais agilidade para os processos do negócio, sem que isso prejudique a qualidade das entregas ou a segurança das atividades.
Gerar relatórios ou calcular tributos passa a ser uma atividade simples e rápida, promovendo melhorias na gestão.
Redução de custos e erros
Com os benefícios que foram citados, a empresa também consegue reduzir os erros, pois a integralização das informações e a organização das atividades, são funções que ajudam a manter os processos mais alinhados.
Ao mesmo tempo, há uma redução de custos que podem ser gerados pelo retrabalho ou por falhas nos processos — que podem levar a penalidades aplicadas pela Receita Federal e ações judiciais.
Agora que você já sabe o que é e a importância de um software contábil, vale a pena buscar uma solução do tipo para aprimorar os processos da empresa. Para tanto, conte com o suporte da EZ4: somos uma empresa de consultoria com foco em oferecer serviços de tecnologia da inovação.
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