A sua empresa já tem um fluxo de aprovação estruturado? Com tantos processos envolvidos na gestão, a estruturação de etapas e aprovações é fundamental para facilitar o andamento das atividades. Desse modo, é possível conquistar maior eficiência e reduzir a incidência de erros.
Isso porque existem diversas questões que dependem de aprovação para terem continuidade, como férias, reembolsos, pedidos de compras ou vendas, viagens, folgas de funcionários, entre outros. Assim, entende como funciona esse tipo de fluxo pode auxiliar na busca por maior produtividade e melhores resultados no negócio.
Pensando nisso, preparamos este conteúdo para explicar o que é um fluxo de aprovação, quais são as vantagens que ele proporciona e como estruturá-lo na empresa. Acompanhe!
O que é um fluxo de aprovação?
Um fluxo de aprovação nada mais é do que a estruturação dos processos da empresa em suas diversas etapas, quando elas passam por uma etapa final para aprovar o trabalho ou solicitação. É como se existisse uma fase de conferência, evitando equívocos no andamento dos processos internos.
Por esse motivo, ele tem aplicação bastante ampla. Por exemplo, um fluxo de aprovação de contratos confere todos os termos desses documentos antes de firmar obrigações com outras partes. Já um fluxo relacionado às despesas garante a análise de cada custo antes de a empresa assumir o pagamento.
Qual é a importância de automatizar o fluxo de aprovação?
É bastante comum que a empresa tenha um fluxo de aprovação, ainda que não perceba. Afinal, muitas vezes os colaboradores precisam confirmar questões com os gerentes e gestores antes de dar continuidade aos processos. Entretanto, quando isso é feito manualmente, a empresa enfrenta mais dificuldades.
A cada solicitação, é preciso entrar em contato ou encaminhar e-mails, por exemplo, aguardar respostas para só então dar continuidade. Muitas vezes, em meio a tantas rotinas, os pedidos ficam esquecidos, gerando atrasos que levam a gargalos nos processos.
É por esse motivo que é importante automatizar o fluxo de aprovação. Isso significa estabelecer parâmetros que ajudem a dar andamento às etapas de maneira simplificada e automática, com o suporte da tecnologia. Isso evita que a equipe precise perder tempo enviando solicitações e aguardando aprovações por longos períodos.
Quais são as vantagens de ter um fluxo de aprovação eficiente?
Sabendo mais sobre o que é o fluxo de aprovação e por que é importante automatizá-lo, vale a pena conferir as vantagens de adotar essa estratégia. Como a implementação dessa prática tende a exigir investimentos (de tempo e recursos), é normal se perguntar quais benefícios ela proporciona para analisar a viabilidade da ferramenta.
A seguir, veja as principais vantagens de adotar essa medida!
Maior controle sobre os fluxos
A primeira vantagem é o maior controle sobre os fluxos da empresa. Isso porque, ao estruturar o fluxo de aprovação, será necessário trabalhar todas as etapas de cada processo. A partir disso, é possível acompanhar a evolução das atividades, verificar pendências e ter dados mais robustos para embasar a tomada de decisão.
A medida ainda ajudará a evitar erros e atrasos, observar se todas as diretrizes estão sendo observadas e fazer análises mais aprofundadas sobre o desempenho geral. Logo, a empresa terá condições de investir em melhorias de modo contínuo.
Redução de custos
Outra vantagem é a redução de custos nos processos. Isso acontece principalmente diante da redução de erros operacionais e atrasos, que podem gerar insatisfação de clientes, cancelamentos, multas e outros problemas.
Na gestão financeira, por exemplo, o fluxo de aprovação pode reduzir atrasos nos pagamentos, reembolsos indevidos, quitação de valores em excesso e outros problemas. Portanto, a solução ajuda a empresa a ter um melhor uso dos recursos.
Agilidade nos processos
Como o fluxo de aprovação ajuda a evitar gargalos em etapas que dependem de validação, ela traz mais agilidade nos processos. Então a equipe terá condições de realizar as tarefas de maneira contínua, evitando a ociosidade — como ao esperar o retorno de uma demanda.
Ainda que muitas tarefas mantenham etapas burocráticas, quando elas são automatizadas e bem estruturadas, tudo acontece de maneira mais simples e rápida.
Aumento da produtividade
Como resultado dos benefícios anteriores, a empresa também terá mais produtividade. Se os processos se tornam mais ágeis, com menos pontos de gargalos e tempo de espera, a equipe consegue dar andamento em suas tarefas de maneira mais rápida.
A redução de erros ainda diminui o retrabalho, permitindo que todos foquem sempre em novas atividades. No fim, a empresa tem a oportunidade de produzir mais, sem precisar ampliar a mão de obra, conquistando maior eficiência interna.
Como organizar esse fluxo corretamente na empresa?
Com tantos benefícios, fica fácil notar a relevância de adotar o fluxo de aprovação na empresa. Para organizá-lo, é preciso mapear os processos para entender como ele pode ser estruturado. Esse também pode ser um bom momento para identificar etapas desnecessárias, gargalos e aplicar melhorias.
Aqui, é interessante estruturar todas as etapas de uma atividade, ajudando a identificar em quais momentos as aprovações são necessárias e as situações mais críticas, que exigiram intervenção manual.
Também é válido definir prazos para cada etapa e para as aprovações que não puderem acontecer automaticamente. A partir disso, é possível configurar lembretes e alertas, evitando que as fases fiquem paradas por tempo excessivo, o que poderia gerar gargalos e problemas na gestão da empresa.
Quais são as etapas para criar um fluxo de aprovação?
Para ajudar na estruturação dos fluxos de aprovação, vale a pena saber mais detalhes sobre as etapas desse processo. Veja a seguir!
Identificar potenciais solicitantes
O primeiro passo é identificar os potenciais solicitantes. Ou seja, quais serão os colaboradores que poderão fazer pedidos que demandem aprovação. Isso será relevante para liberar autorizações de sistema para que eles possam enviar as requisições. Isso pode ser importante também para evitar requerimentos indevidos e erros nos fluxos.
Listar as informações necessárias
O passo seguinte é detalhar todas as informações necessárias para avaliar o pedido e definir a aprovação. Aqui, também é necessário definir causas de ajustes na solicitação ou, até mesmo, de reprovação.
Ter todas essas informações listadas funcionará como um guia para os responsáveis por eventuais aprovações manuais. Ainda, isso permitirá configurar o sistema corretamente para ter uma aprovação automática, quando aplicável. Logo, os processos podem se tornar mais ágeis e simples, além de menos dependentes de ações manuais.
Projetar o formulário de solicitação
Também é interessante ter um formulário de solicitação padronizado, especialmente para garantir que todas as informações que devem ser analisadas serão informadas pelo solicitante. Isso é crucial para garantir que o sistema ou o responsável pela aprovação terão todas as informações necessárias.
Sem esse cuidado, aumentam os riscos de precisar retornar os pedidos para adequações, atrasando o andamento dos processos. Portanto, estruture todos os detalhes para facilitar a aprovação.
Determinar exceções
É comum dizer que toda regra tem exceção, e isso pode acontecer em relação aos parâmetros informados para aprovações. Então, vale verificar eventuais exceções que podem ser necessárias e os procedimentos para tratá-las, viabilizando a continuidade da tarefa. Essa antecipação trará ainda mais agilidade e padronização.
Definir os aprovadores
Outro passo essencial é determinar quem serão os aprovadores. Em alguns casos, isso acontecerá de maneira automática no sistema. Porém, muitas vezes, será preciso ter uma validação de um superior para autorizar ainda que todo o processo possa ser simplificado com a automação, como ao demonstrar o cumprimento de todos os requisitos.
Nesse sentido, determine quem será o responsável ou o grupo de colaboradores que poderá dar andamento a esses pedidos. Isso também trará transparência e facilidade para resolver eventuais pendências. Afinal, diante de problemas, os demais funcionários saberão a quem recorrer para solucionar a questão.
Conte com a automatização
Por fim, busque bons softwares para viabilizar a automação dos fluxos. O motivo é simples: se a ideia é ter processos mais eficientes e ágeis, a tecnologia é fundamental para viabilizar a conquista desse objetivo.
Uma forma de fazer isso é contando com a solução Fluig. Essa é uma plataforma com diversas possibilidades para aumentar a produtividade e acelerar resultados da empresa por meio da digitalização de processos.
Ele permite estruturar diversos processos e integrar sistemas. Ainda, há acesso à ferramenta “Minhas Aprovações”. Ela permite centralizar o fluxo de aprovação, trazendo mais agilidade e praticidade para os fluxos internos. Assim, a empresa ganha mais em produtividade e eficiência.
Como você viu, o fluxo de aprovação é uma ferramenta bastante relevante para a empresa, ajudando a aprimorar processos e conquistar maior eficiência interna. Assim, há possibilidades de ter equipes mais produtivas e obter resultados melhores na gestão corporativa.
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