4 dicas para fazer uma gestão segura de documentos fiscais!
A gestão de documentos fiscais é imprescindível para todo negócio e contribui no crescimento seguro e consistente, evitando transtornos sérios — principalmente pela complexidade da legislação fiscal brasileira, que exige ainda mais atenção dos gestores e empreendedores.
Nesse sentido, estabelecer procedimentos para organizar, controlar e estruturar os documentos fiscais é primordial na regulação das atividades. Com isso, além de reduzir os riscos de problemas com as leis, facilita a gestão interna, o controle financeiro e a tomada de decisões.
Por ser um assunto extremamente importante para os exercícios empresariais, entender como cuidar bem das questões fiscais é indispensável. Pensando nisso, separamos 4 dicas valiosas sobre como fazer uma gestão segura de documentos fiscais e promover a excelência nas tarefas. Confira!
A importância da emissão de documentos fiscais
O Brasil é conhecido por ter um sistema fiscal e tributário complexo, que impõe obrigatoriedades diversas às empresas. Trata-se de um assunto muito importante para atividades básicas de um negócio, como compras, vendas, circulação de produtos e serviços.
Diante disso, é importante que o negócio entenda toda a legislação, documentos fiscais e tributários para fazer a gestão da maneira correta. Pois, além de facilitar os processos internos, atentar a essa situação contribui para evitar problemas que podem gerar transtornos e prejuízos.
Principais documentos fiscais de uma empresa
Os documentos fiscais existem em diversos tipos e são específicos para cada atividade empresarial, como vendas e movimentação de produtos. Esse cenário acaba contribuindo para a falta de entendimento e a dificuldade em gerenciar questões fiscais e tributárias.
Sendo assim, os principais documentos fiscais de uma empresa são:
- Nota fiscal eletrônica NF-e: emitida em meio digital para comprovar a circulação de mercadorias e operações comerciais;
- Nota fiscal de serviço eletrônica NFS-e: nota emitida para comprovar a prestação de serviços;
- Nota fiscal do consumidor eletrônica NFC-e: emitida para o consumidor final;
- Conhecimento de transporte eletrônico CT-e: nota para os serviços de transporte;
- Manifesto de documentos fiscais eletrônicos MDF-e: utilizado por empresas que realizam transportes;
- Cupom fiscal: comprovante de compra entregue ao consumidor;
- Código Identificador da Operação de Transporte — CIOT: regulado pela ANTT para os transportes de cargas;
- Carta de correção eletrônica CC-e: utilizada para corrigir erros em notas fiscais.
4 dicas para fazer uma boa gestão de documentos fiscais
Você viu até aqui que são muitos documentos fiscais emitidos por uma empresa durante a rotina de trabalho. Sendo assim, é um volume significativo que precisa ser gerenciado com eficiência para promover a regularidade fiscal e evitar diversos problemas com as leis.
Para isso, veja a seguir dicas importantes para a gestão de documentos fiscais!
1. Crie uma rotina de verificação
A rotina de verificação dos documentos é essencial para conduzir uma gestão eficiente e garantir que todas as tarefas estejam de acordo com o planejado. Por isso, desde as entradas e saídas, revise e certifique-se de que todos os processos estão regularizados.
2. Verifique a autenticidade dos documentos
Para ter uma gestão eficiente, é imprescindível verificar a autenticidade dos documentos fiscais regularmente. Dessa forma, alinhe com a sua equipe a verificação sempre que receber documentos, garantindo a legalidade e evitando transtornos.
3. Faça back-up frequentemente
O back-up é algo que deve ser realizado periodicamente de forma criteriosa para manter os arquivos e documentos da empresa seguros. Trata-se de um recurso que garante uma cópia de segurança. Assim, se algum imprevisto acontecer não ocorrerá perda de dados.
4. Utilize um software de gestão
A tecnologia é uma grande aliada das atividades de gestão, portanto, contar com um software moderno e intuitivo é um grande diferencial. Além de evitar erros, centraliza as informações e contribui para otimizar a gestão fiscal, garantindo total controle das ações.
EZ4: Soluções inovadoras para a gestão fiscal
. EZ4 é uma empresa moderna e que oferece soluções tecnológicas específicas para aprimorar a gestão de uma empresa. Nossa equipe é experiente em softwares para gestão ERP, tornando-se a alternativa ideal para aprimorar a gestão de documentos fiscais.
Dessa forma, na EZ4 você encontra um sistema fiscal completo para sua empresa, capaz de modernizar a gestão e evitar multas e prejuízos. São diferenciais que permitem aos gestores a possibilidade de ter total controle dos documentos.
Algumas das possibilidades que a EZ4 oferece são:
- conferência fiscal;
- pedido de compras;
- tela portaria;
- tela almoxarifado;
- classificação de nota fiscal;
- manifesta ciência das operações;
- mapa de impostos.
Como pode notar, a gestão de documentos fiscais é imprescindível para toda empresa e contribui para evitar multas e prejuízos sérios. Portanto, não deixe de seguir as dicas e investir em estratégias para desenvolver uma gestão eficaz, contribuindo com o sucesso e crescimento do negócio.
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