Gestão de Despesas by EZ4
A TOTVS possui um portfólio de Flows, processos pré-definidos desenvolvidos e parametrizados pelo time de Fluig interno ou parceiros da empresa que podem ser adquiridos mediante uma assinatura. Em 2023, o flow “Minhas Despesas”, desenvolvido pela EZ4 Consultoria após análise dos desafios inerentes ao processo de gestão de despesas corporativas, passou a integrar esse portfólio.
O projeto de desenvolvimento dessa solução surgiu na EZ4 através de um reconhecimento por parte do time sobre a necessidade de um facilitador para o dia a dia de seus clientes. Através dela, é possível administrar solicitações de adiantamento e prestação de contas, fazer o controle de reembolso de despesas, upload de comprovantes, entre outras funcionalidades, integrado com o ERP.
Nesse artigo vamos falar um pouco mais sobre alguns dos principais desafios na gestão de despesas e como o Minhas Despesas pode facilitar esses processos internos na sua empresa, além de explicar um pouco mais sobre esse flow inovador!
Para que você entenda a importância de investir em uma solução para gestão de despesas corporativas criamos um artigo completo e detalhado, confira!
O que são despesas corporativas?
São todos os gastos e desembolsos financeiros que uma empresa incorre para operar e manter suas atividades comerciais. Essas despesas podem abranger uma ampla variedade de categorias, incluindo:
Despesas de Pessoal: Salários, benefícios, treinamento, reembolsos, despesas de representação, entre outros.
Despesas de Viagem e Hospedagem: Custos relacionados a viagens de negócios, como passagens aéreas, hospedagem, alimentação, aluguel de carros e despesas relacionadas a viagens.
Além desses tipos de despesas existe uma ampla gama de outros gastos que a empresa precisa controlar. Contudo, esses aparecem entre os mais recorrentes e, por vezes, urgentes.
Qual é a importância de uma Gestão eficaz das despesas corporativas?
Uma gestão eficiente de despesas corporativas é crucial para otimizar os recursos da empresa, controlar custos, garantir o cumprimento das políticas de gastos, maximizar a rentabilidade e manter a saúde financeira da organização. Isso envolve o monitoramento cuidadoso, a análise e o planejamento das despesas em todas as áreas da empresa.
É comum que informações sejam perdidas ou enviadas para análise do departamento financeiro sem serem corretamente categorizadas no processo de reembolso de despesas, o que pode acarretar em atrasos nos processos internos ou problemas futuros com auditorias externas.
Muitas vezes isso ocorre pela falta de uma ferramenta que facilite o envio adequado de seus recibos e notas fiscais para validação do financeiro. Por vezes o processo é demorado, e passa por vários passos, além de ser feito somente através do desktop.
Benefícios do Minhas Despesas.
A solução “Minhas Despesas” foi desenvolvida dentro do Totvs Fluig, um sistema de colaboração integrado, que permite a criação e a viabilização de projetos de inovação e que oferece Gestão de Processos (BPM) e Gestão Eletrônica de Documentos (ECM) permitindo a integração com diversos ERPs. Possui os seguintes benefícios:
- Adiantamento: é possível adiantar valores para os funcionários através da plataforma, permitindo ao profissional um fôlego extra antes das viagens e especialmente o controle posterior dos valores adiantados versus realizados.
- Despesa: os funcionários podem enviar suas despesas para aprovação, através de um formulário na plataforma que pode ser acessado através do celular ou do desktop, com parâmetros estabelecidos pelo gestor do processo ou pelo departamento de TI. Assim, os colaboradores já possuem uma ideia de quantos de seus gastos estão dentro das políticas estabelecidas pela empresa. Além disso, na gestão de despesas fluig há a opção de realizar um lançamento individual ou mensal. O próprio programa irá indicar qual a data em que o reembolso será recebido.
- Management: o programa oferece facilidades para o gestor também, permitindo que este acompanhe o status de aprovações dos lançamentos com visualização rápida. Para despesas em moeda estrangeira o programa facilita a análise através da integração com o Protheus, que realiza a conversão da moeda automaticamente.
- Integração Protheus: apesar de ser possível integrar o programa com outros ERPs, através da integração com o ERP Protheus o Minhas Despesas gera o título financeiro das despesas fluig no Protheus, além de trazer informações do ERP para uma gestão integrada na funcionalidade.
Porque escolher o Minhas Despesas.
O Minhas Despesas traz a possibilidade de uma gestão integrada com o Protheus e a facilidade de acesso para os funcionários de forma responsiva, através do desktop, tablet ou celular.
A solução Minhas Despesas é ideal para integrar processos, facilitar o dia a dia dos gestores através do compartilhamento de dados e, principalmente, resolver algumas das maiores dificuldades no gerenciamento de despesas.
Caso queira saber mais sobre a solução ou busque uma desmonstração, entre em contato. A EZ4 conta com um time especializado em Fluig pronto para auxiliar sua empresa na busca de soluções de TI que facilitem seus processos.