Automação financeira: 10 vantagens de usar na sua empresa

Com as facilidades da tecnologia, diversos são os motivos para investir na automação financeira e ter maiores ganhos em eficiência. De modo geral, as empresas que desejam se destacar e ter vantagem competitiva visam facilidades nas operações de rotina.

A cada dia, cresce a busca por ferramentas para otimizar os processos e auxiliar nas tomadas de decisão. A gestão das finanças é um dos processos mais essenciais e complexos de um negócio, por isso, o controle por meio de um sistema gera dados e informações mais seguras.

Neste post, você vai entender melhor o que é e como funciona a automação financeira. Continue lendo e veja os impactos positivos dessa prática, além de 4 vantagens de automatizar os processos financeiros da sua empresa!

Conceito de automação financeira

A automação financeira é o uso de ferramentas e soluções tecnológicas com o objetivo de padronizar a rotina de processos operacionais financeiros. Com a automatização, todo o controle, das contas a pagar à cobrança, será sistematizado e funcionará de maneira mais fluída.

Por exemplo, ao contar com a automação para conciliação bancária, é possível que os pagamentos recebidos dos clientes via boleto, depósito, transferência ou Pix sejam marcados automaticamente no sistema.

Como resultado, a empresa não tem riscos de deixar uma conta já paga em aberto — gerando uma cobrança indevida. Ainda, fica mais fácil identificar as inadimplências e o dia a dia fica mais simples, sem a necessidade de inserir diversas informações manualmente.

O impacto positivo de automatizar os processos financeiros

Da automação financeira resultam relatórios gerenciais para análise do desempenho geral das finanças da empresa. Assim, o registro digital, além de otimizar as tarefas do dia a dia, reduz a margem de erros, comparado ao trabalho manual antes realizado.

A sistematização permite que os dados mais relevantes sejam armazenados e extraídos conforme a necessidade dos gestores de tomar decisões mais confiáveis e seguras.

É possível, por exemplo, fazer um levantamento completo das seguintes informações:

• contas a pagar e pagas;
• contas a receber e recebidas;
• orçado x realizado;
• inadimplência;
• financiamentos;
• empréstimos;
• investimentos.

Além disso, é possível parametrizar o sistema para criar e gerar indicadores financeiros. Os chamados KPI’s são excelentes recursos para consolidação e elaboração de um diagnóstico completo sobre a saúde financeira da empresa.

Entre os indicadores mais importantes, estão:

• faturamento;
• lucro bruto;
• ponto de equilíbrio;
• margem de lucro;
• liquidez corrente;
• lucratividade;
• ROI – retorno sobre investimento;
• ticket médio.

Todos esses indicadores, analisados juntos ou separados, oferecem maior clareza e entendimento do comportamento numérico empresarial. Com isso, a gestão tem maior condição de controle e interferências em tempo hábil.

Vantagens da automação financeira para a empresa

Os processos do setor financeiro são críticos e extremamente trabalhosos, por isso, ter um sistema de automação pode trazer infinitos benefícios, tanto para a empresa, quanto para o time de colaboradores.

Selecionamos pelo menos 10 razões para você automatizar os processos financeiros da sua empresa!

1. Maior controle e gerenciamento da rotina

Não importa o tamanho da empresa, o tipo de negócio ou qualidade dos seus produtos e serviços, o sucesso de negócio sempre estará vinculado à saúde das finanças, portanto, ter um controle eficiente é necessário e imprescindível.

Um sistema automatizado vai permitir o gerenciamento completo de todas as atividades do departamento. Com as informações registradas em um mesmo ambiente, será mais fácil acompanhar a execução dos processos importantes — contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, orçamentos e faturamento, entre outros.

2. Aumento da produtividade

Com a redução dos processos manuais, a tendência é que os colaboradores se tornem mais eficientes e produtivos. Além da padronização e redução da margem de erros, a automação é também um fator motivacional, considerando a satisfação da equipe de ter o trabalho facilitado.

A rotina financeira pode ser desgastante, entre conferências de valores, cobranças e preparação de relatórios para os gestores. Uma rotina simplificada pela automatização, deixará os colaboradores mais atentos e, naturalmente, mais analíticos.

3. Agilidade nos processos

The aumento da produtividade está diretamente conectado à agilidade dos processos, uma vez que, na versão digital, a equipe se sente mais confiante para executar as tarefas, muitas delas, de modo automático.

Dessa forma, é possível parametrizar e personalizar o sistema para que os cálculos de deduções tributárias, descontos, juros e multas, por exemplo, sejam realizados com maior rapidez e precisão.

4. Relatórios gerenciais confiáveis

Para tomar decisões seguras, a gestão precisa de informações confiáveis que permitam uma análise completa e detalhada da empresa. Um sistema de automação financeira será capaz de fornecer diversos tipos de relatórios.

Os números armazenados são resultados do trabalho executado diariamente pela equipe. Assim, cabe ao gestor selecionar os dados e o período que deseja analisar, gerar as informações e emitir um ou mais relatórios, de acordo com a necessidade.

5. Maior controle de dados

Também há um maior controle de dados financeiros. Todas as informações são registradas de maneira mais prática e centralizada, facilitando o acesso por todos os envolvidos no processo. Em conjunto com a produção de relatórios, a medida ajuda a embasar a tomada de decisão e garantir escolhas mais estratégicas no planejamento da empresa.

6. Redução de erros

Outra grande vantagem é a redução de erros. Quando diversas tarefas precisam ser realizadas manualmente e de forma repetitiva, as chances de erros são maiores. Por outro lado, ao contar com a tecnologia para automatizar atividades, as chances de falhas diminuem.

Por exemplo, a automação financeira pode disparar lembretes automáticos de pagamento e identificar contas em aberto. Logo, há menos chances de deixar uma despesa passar — o que pode prejudicar a imagem com os fornecedores ou gerar um endividamento por multas e juros que poderiam ser evitados.

Como resultado, vale destacar também a redução do retrabalho. Afinal, as correções exigem que pessoas dediquem esforços a uma tarefa que já deveria estar concluída e finalizada. Ou seja, com a redução de erros, a produtividade aumenta.

7. Diminuição de custos operacionais

Seguindo a lógica do tópico anterior, outra vantagem é a diminuição de custos operacionais. O motivo é simples: se há menos erros e menos retrabalho, também há menos riscos de ter prejuízos que podem ser causados, por atrasos nos pagamentos, multas e processos judiciais.

Ademais, há o impacto indireto relacionado a mão de obra: se a equipe não precisa realizar as tarefas manuais, ela pode se dedicar a outras atividades mais relevantes para a empresa. Como resultado, é possível encontrar formas de obter melhores resultados para o negócio, ampliando a lucratividade.

8. Maior segurança das informações

As ferramentas de automação financeira são desenvolvidas observando as normas, incluindo a Lei Geral de Proteção de Dados. Logo, são adotadas todas as medidas de segurança das informações registradas no sistema da empresa.

Além disso, essas soluções costumam ter armazenamento em nuvem, com soluções de criptografia e backup para proteger os dados de acesso indevido de terceiros e de perdas por problemas operacionais.

Outra vantagem é que essas ferramentas costumam permitir a configuração de diferentes tipos de acesso. Portanto, você pode hierarquizar diferentes tipos de login, distribuindo as atribuições entre os colaboradores, conforme o cargo de cada um.

9. Melhoria da comunicação interna

Quando há a automatização, as tarefas são completadas assim que o sistema recebe determinada informação enviada por outro aplicativo. Na prática, isso significa que não é preciso que uma pessoa veja a notificação, inclua a atualização em sua listas de tarefas e, só então, atualize as informações no sistema.

Tudo acontece de maneira automática e rápida, fazendo com que as atualizações sejam constantes, conforme a programação e as configurações definidas no sistema. Como resultado, todos os times também terão o acesso completo aos registros, otimizando a comunicação interna.

Então não é preciso entrar em contato com outro setor para pedir uma informação, aguardar envios e outras medidas do tipo no dia a dia. Nos fluxos mais relevantes para diferentes áreas da empresa, basta acessar o sistema para verificar os dados desejados.

10. Visão mais estratégica das finanças da empresa

Por fim, vale destacar que a atualização constante do sistema, junto aos demais benefícios (como redução de erros, geração de relatórios etc.), permite ter uma visão mais clara da situação financeira do negócio. A partir disso, os gestores conseguem ter uma postura mais estratégica para definir os próximos passos da empresa, considerando diferentes objetivos e cenários.

Como você pode ver, a automação financeira aumenta a eficiência da empresa, trazendo oportunidades para ampliar os resultados e a lucratividade do negócio. Afinal, os processos operacionais se tornam mais enxutos, simplificados e confiáveis, com maior controle da gestão e engajamento da equipe. Isso dá oportunidades para o desenvolvimento do negócio

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