Como fazer uma boa gestão de compras e reduzir custos?

Para fazer uma boa gestão de compras é fundamental ter planejamento e otimizar os processos observando as necessidades da empresa. De modo geral, deve ser um trabalho alinhado com o setor comercial que depende do estoque para garantir prazo aos clientes.

A aquisição de produtos, insumos ou matéria-prima são, portanto, contribuição efetiva no desempenho de vendas. Sem isso será difícil manter as promessas e, consequentemente a credibilidade junto aos clientes e ao mercado.

Neste post você vai entender melhor o que é a gestão de compras e toda a sua importância dentro da empresa. Continue lendo para entender os benefícios dessa gestão e como colocar em prática!

O que é a gestão de compras?

Uma demanda de compras ocorre quando surge a necessidade do estoque na reposição de itens que podem ser insumos para uso diário, produtos para revenda ou matéria-prima para produção.

A gestão de compras é, portanto, o gerenciamento dessa demanda para garantir o fluxo dos processos que envolvem diversos setores. Nesse contexto, atuam juntas áreas como comercial, financeiro, estoque e suprimentos.

É preciso assegurar as aquisições em tempo hábil para evitar a indisponibilidade dos itens, o que compromete não só o andamento, como os resultados do negócio. Uma boa gestão de compras colabora para manter o estoque enxuto, ou seja, com a quantidade ideal de itens, evitando desperdícios.

De forma estratégica, a gestão ajuda a organizar as prioridades, criar estratégias de vendas para o estoque parado e utilizar melhor o orçamento em negociações produtivas. Para se manter em vantagem competitiva, é preciso entender a importância do papel do setor de compras.

Qual a importância de uma boa gestão para o setor comercial?

De todas as áreas, o setor comercial é o que mais depende de uma gestão eficiente de compras, uma vez que precisa garantir um cliente satisfeito, atendido em suas necessidades.

Fazer a venda no escuro, sem saber se é possível cumprir os prazos, pode comprometer a boa relação de negócios. Além disso, a gestão reduz o risco de manter um estoque robusto, sem necessidade.

Sem contar que o gerenciamento interno, com processos mais estruturados, facilita a negociação com fornecedores por melhores preços e entrega. Com isso, o time de vendas tem condições de oferecer descontos e até mesmo facilidade de parcelamento aos clientes.

Quais os benefícios de uma boa gestão de compras?

As vantagens da gestão de compras estão vinculadas, sobretudo, ao pronto atendimento e à redução das perdas, tanto de itens parados no estoque, quanto financeiras devido a erros no processo de compras.

Veja os principais ganhos de fazer um bom gerenciamento!

Redução de custos desnecessários

A gestão do processo de compras reduz os riscos ao prevenir o prejuízo com custos fora do orçamento. As compras realizadas para reposição ou atendimento de uma demanda específica geram gastos pontuais, possíveis de serem recuperados em curto e médio prazo.

Nesse contexto, a gestão também é eficiente ao equilibrar o que foi acertado com os fornecedores, levando em conta as vendas programadas. Para isso é importante alinhar com o setor comercial todo o acordo com o cliente sobre entrega e pagamentos.

Otimização de processos

As compras existem para manter o estoque abastecido com itens de uso interno ou para venda aos clientes. Não importa qual a demanda, é preciso manter os recursos necessários para o funcionamento da empresa.

A falta de um item pode desencadear uma série de problemas que serão mais fáceis de solucionar com o mapeamento dos processos para identificar possíveis gargalos. Essa otimização traz maior fluidez no processamento das compras, bem como mais agilidade no atendimento.

Administração de recursos

Quando falamos de recursos estamos nos referindo tanto aos itens no estoque, quanto ao dinheiro disponível em caixa. O setor de compras precisa ter uma visão concreta do que há disponível e saber sobre a disponibilidade no financeiro, para negociar com os fornecedores.

Melhores prazos

Ter uma boa gestão significa ter organização e otimização nos processos, imprimindo um fluxo de compras com foco na eficiência e economia. Com isso, o time da área pode conseguir melhores prazos para pagamento aos fornecedores, o que favorece também os prazos que a equipe comercial terá de margem para negociar com os clientes.

Como realizar uma gestão de compras eficiente?

Agora que você já sabe o que é a gestão de compras, como funciona e todo o seu benefício para a empresa, é hora de colocar em prática para melhorar o desempenho de compra e venda do seu negócio.

Elencamos alguns passos importantes que você pode implementar para garantir resultados mais satisfatórios na área de compras!

Criação de KPIs de compras

Coletar, mensurar e analisar os dados gerados a partir do processo de compra vai ajudar você a entender onde estão os pontos fracos e fortes. Os indicadores servem de base para a tomada de decisões e identificação das melhorias, tornando a gestão mais eficaz dia após dia.

Seleção dos fornecedores certos

Quando há gestão, há também maior controle do cadastro de fornecedores e observação das principais características de cada um. Com um gerenciamento adequado, toda a equipe de compras conhecerá o perfil de cada fornecedor e terá maior poder de negociação.

É possível catalogar os fornecedores, por:

• Capacidade de pronta entrega;
• Condições de pagamento;
• Facilidade de troca;
• Atendimento de urgência;
• Melhor preço;
• Qualidade do produto, insumo ou matéria-prima;
• Suporte;
• Prazo de entrega.

Bom relacionamento com os fornecedores

Construir uma boa relação com os fornecedores pode salvar uma venda de urgência. Isso porque, à medida em que a confiança se torna o principal ativo de negociação, as duas partes serão favorecidas.

Se de um lado você pode solicitar a entrega em caráter emergencial para atender uma demanda de última hora, de outro, seu fornecedor não terá dúvidas em atender sua empresa e deixar a negociação do pagamento para o dia seguinte.

Planejamento de compras antes e depois

Sem planejamento, a gestão perde a forma e a composição que precisa para assegurar compras adequadas às necessidades da empresa. Ao planejar as aquisições, observando as prioridades é possível adequar toda a gestão antes e depois das demandas, com maior controle do que entra e sai do estoque.

Uso de sistema de gestão e controle

Em tempos de transformação digital, a tecnologia é a maior aliada que uma empresa pode ter quando o assunto é gestão e otimização dos processos. O controle manual, além de moroso, admite o risco de erros, como a não identificação de ausência de um item no estoque e informação equivocada ao time comercial.

Contar com um sistema especializado, além do controle de compras, vai ajudar na elaboração dos KPIs e análise dos relatórios. De maneira sistemática, todo o estoque é contabilizado, mostrando quais itens necessitam de reposição.

Além disso, é possível integrar os setores, o que agiliza todas as etapas, uma vez que o time de vendas tem acesso à disponibilidade de produtos, bem como o setor de compras consegue acompanhar as vendas realizadas e o que deixará de compor o estoque.

Um software de gestão é capaz de atender a diversos tipos de demandas e proporcionar uma experiência incrível para a área de compras. Com ele é possível realizar pedidos de compra, analisar cotações, estabelecer alçadas de aprovação, dar entrada em nota fiscal e acompanhar os números no estoque.

Com um sistema especializado em gestão de compras sua empresa terá maior eficiência e garantia de entrega dentro dos prazos. A gestão integrada possibilita uma comunicação alinhada e transparente, entre setores, o que é essencial para o bom andamento e resultados de qualquer negócio.Se você gostou deste post e deseja ter acesso a conteúdos atualizados sobre assuntos da gestão empresarial, que tal seguir a EZ4 nas redes sociais. Estamos no Facebook, Instagram and LinkedIn!